E-Mails sind aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken: Persönliche und geschäftliche Nachrichten, abonnierte Newsletter und Quittungen werden per E-Mail verschickt. Es gibt viele E-Mail-Clients und E-Mail-Software mit unterschiedlichen Funktionen und Möglichkeiten, von verbesserter Sicherheit bis hin zu benutzerfreundlichen Oberflächen und anpassbaren Einstellungen. Welches ist das beste kostenlose E‑Mail-Programm? In diesem Artikel stellen wir die besten E-Mail-Programme für Windows und andere Plattformen und auch plattformübergreifende E-Mail-Software vor und untersuchen ihre Funktionen, Vor- und Nachteile, damit Sie das beste E‑Mail-Programm auswählen können, das all Ihren Anforderungen entspricht.

Was ist ein E-Mail-Client?

Ein E-Mail-Client ist eine Anwendung, mit der Sie Nachrichten empfangen und versenden sowie Ordner und Labels erstellen können. Gute E-Mail-Clients bieten viele nützliche Funktionen: Kontaktverwaltung, Kalenderintegration und die Möglichkeit, mehrere E‑Mail-Konten auf einer Webmail-Plattform einzurichten. Microsoft Outlook, Apple Mail und Mozilla Thunderbird sind zum Beispiel einige der beliebtesten kostenlosen E‑Mail-Programme.

Es gibt drei Arten von E-Mail-Clients: Desktop-Anwendungen, mobile Anwendungen und Webversionen. Desktop-Anwendungen verfügen häufig über erweiterte Funktionen, Backup-Möglichkeiten und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen.

Webanwendungen werden über einen Webbrowser aufgerufen und befinden sich auf einem Remote-Server. Sie sind in der Regel kostenlos, einfach zu bedienen und funktionieren nur, wenn eine Internetverbindung besteht. Sie verfügen jedoch häufig über weniger Funktionen als Desktop-Clients.

Mobile Anwendungen kombinieren die Funktionalität von Web- und Desktop-Anwendungen mit Kompaktheit und Benutzerfreundlichkeit. In der Regel hat der direkte Zugriff auf das Postfach vom Handy aus einige Nachteile, und einige Funktionen können bei mobilen E-Mail-Clients fehlen oder eingeschränkt sein.

Wozu braucht man ein E-Mail-Programm?

E-Mail-Programme helfen Ihnen bei der E-Mail-Verwaltung, also beim Senden, Empfangen und Organisieren der E‑Mails. Viele von ihnen bieten Spam- und Virenschutz, Verschlüsselungsfunktionen, das Blockieren unerwünschter E-Mails und andere Funktionen zum Schutz vor unerwünschten Inhalten.

Außerdem ermöglichen E-Mail-Clients das gleichzeitige Arbeiten mit mehreren Postfächern. Diese Funktion ist nützlich für Personen, die mehrere E-Mail-Adressen haben. Alle Ihre E-Mails befinden sich an einem Ort, so dass Sie schnell auf Nachrichten reagieren können und keine wichtigen Informationen verpassen. E‑Mail-Programme können auch mit anderen Tools wie Kalendern und Aufgabenmanagern integriert werden. So können Sie Ihren Arbeitsplan und Ihre Aufgaben bequem von Ihrem Postfach aus verwalten, ohne Zeit mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen zu verschwenden. Diese Tools helfen auch, mögliche Fehler und doppelte Informationen zu vermeiden.

Wie Sie das beste E-Mail-Programm auswählen

Die Auswahl des besten E-Mail-Programms kann schwierig sein, da es so viele Möglichkeiten gibt. Die folgenden Kriterien können die Entscheidung erleichtern:

• Kompatibilität: Vergewissern Sie sich, dass der ausgewählte Client mit all Ihren Geräten (PCs, Smartphones, Tablets) und Ihrem Betriebssystem (Windows, macOS, Android, iOS, Linux) kompatibel ist

• Funktionen und Fähigkeiten: E-Mail-Clients unterscheiden sich erheblich in ihren Funktionen, von einfacher Verwaltung bis hin zu fortgeschrittenen Automatisierungswerkzeugen. Suchen Sie nach einem E‑Mail-Dienst, der einfach und bequem zu bedienen ist, um E-Mails zu senden, zu empfangen und zu suchen. Manche Benutzer:innen legen Wert auf die Möglichkeit, mehrere Konten hinzuzufügen, Kalender zu integrieren und die Zustellung von E-Mails zu planen

• Sicherheit: Da E-Mails vertrauliche Informationen enthalten können, sind Sicherheit und Datenschutz bei der Auswahl eines E-Mail-Clients von entscheidender Bedeutung. Achten Sie auf E‑Mail-Clients, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Spam- und Virenschutz bieten. Die beste E-Mail-App sollte auch den Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO und dem CCPA entsprechen

• Integration: Der Austausch von E-Mails ist oft Teil eines größeren Arbeitsablaufs, daher sollte Ihr E‑Mail-Client mit anderen Tools, Erweiterungen von Drittanbietern und Plug-ins integriert werden, um die Funktionalität zu verbessern. Die Integration mit beliebten Diensten von Drittanbietern wie Microsoft Office 365, Google Workspace und Dropbox macht Ihren Workflow effizienter und eröffnet mehr Möglichkeiten für die Zusammenarbeit

• Offline-Zugriff: Achten Sie darauf, dass Sie mit dem gewählten E-Mail-Client auch ohne Internetverbindung mit Ihren E‑Mails arbeiten können und dass die Daten automatisch synchronisiert werden, sobald Sie wieder online sind

• Support: Bei der Auswahl des besten E-Mail-Clients ist der Kundensupport wichtig. Suchen Sie nach einem E-Mail-Client, der über eine ausführliche Dokumentation, Video-Tutorials und eine Wissensdatenbank verfügt. Außerdem sollte er über ein reaktionsschnelles Support-Team verfügen, das Ihnen bei allen Problemen helfen kann

• Kosten: Entscheiden Sie, ob Sie mit einem einfachen kostenlosen E-Mail-Programm zufrieden sind oder ob Sie zusätzliche Funktionen benötigen, die nur in einer kostenpflichtigen Version verfügbar sind. Vergleichen Sie die Preise verschiedener E‑Mail-Programme und wählen Sie die Option, die Ihrem Budget entspricht

• Benutzeroberfläche: Eine gute Benutzeroberfläche sollte einfach und intuitiv sein. Sie sollte auch visuell ansprechend sein, mit anpassbaren Themen und Farbdesigns. Die Benutzeroberfläche sollte es Ihnen ermöglichen, E-Mails einfach zu suchen, zu filtern und in Ordnern zu organisieren

Die besten E-Mail-Apps

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist mit über 400 Millionen Nutzer:innen eines der beliebtesten kostenlosen E-Mail-Programme. Outlook ist sowohl für Desktop als auch für mobile Geräte verfügbar. Der größte Vorteil ist die Integration mit Microsoft Office. Outlook kann auch mit anderen Microsoft-Diensten wie OneDrive und SharePoint integriert werden, um eine sichere Dateifreigabe zu ermöglichen.

Das Design von Outlook ist vielleicht nicht das modernste, aber es ist bequem, um mit E-Mails, Kalendern und Kontakten zu arbeiten. Dank der hohen Sicherheitsstandards ist es auch für Geschäftskunden geeignet.

Microsoft bietet sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Abonnements für Privatpersonen und Unternehmen an, die zum Teil Microsoft-Anwendungen und -Dienste sowie OneDrive-Speicherplatz enthalten. Das kostenpflichtige Abonnement ist nur für die Desktop-Version verfügbar und bietet zusätzlich bis zu 1 TB kostenlosen OneDrive-Speicherplatz.

Vorteile:

• Erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Nachrichtenverschlüsselung und Phishing-Schutz

• Effiziente E-Mail-Verwaltungsfunktionen, einschließlich Kategorien und Postfächer mit Relevanz

• Integration in die Microsoft Office Suite

• Viele erweiterte Funktionen wie KI-basierte Unterstützung

• Kostenlose 30‑Tage-Testversion

Nachteile:

• Veraltete Schnittstelle

• Begrenzter Speicherplatz bei kostenlosen Konten (15 GB gemeinsam mit OneDrive)

• Werbung und fehlende Verschlüsselung in der kostenlosen Version von Outlook

Gmail

Google Gmail wurde erstmals 2004 veröffentlicht und ist mit über einer Milliarde Nutzer:innen weltweit der beliebteste E‑Mail-Dienst.

Gmail ist ein kostenloses E-Mail-Programm mit einer einfachen Benutzeroberfläche und erweiterten Funktionen. Gmail ist als mobile und Desktop-Anwendung sowie als Webversion verfügbar. Sie können Gmail mit einem kostenlosen Google-Konto oder einem Abonnement für Google Workspace nutzen. Google Mail kann auf allen Geräten verwendet werden, ermöglicht Offline-Arbeit und unterstützt mehrere E-Mail-Adressen.

Kostenlose Google-Konten umfassen Google Mail und andere Produkte wie Kalender, Passwort-Manager, Karten, Kontakte, Dokumente und mehr. Der Speicherplatz ist in der kostenlosen Version auf 15 GB begrenzt. Die kostenpflichtigen Google Workspace-Tarife erweitern den Speicherplatz von 30 GB auf 5 TB und bieten zusätzliche Funktionen. Google Workspace kann 14 Tage kostenlos getestet werden.

Google setzt auch künstliche Intelligenz zur Bekämpfung von Spam ein und scannt nach eigenen Angaben keine E‑Mail-Inhalte zu Werbezwecken. Google Mail verfügt über einen vertraulichen Modus, mit dem das Weiterleiten, Kopieren und Drucken von E-Mails eingeschränkt werden kann, und das Tool Smart Compose bietet Vorschläge beim Verfassen von Nachrichten.

Vorteile:

• Bequeme mobile und Web-Anwendungen

• Man kann E-Mails offline lesen, suchen, beantworten und löschen

Nachteile:

• Kann keine benutzerdefinierten Tabs im Hauptordner erstellen, wie viele andere E‑Mail-Clients

• Begrenzte Größe von Anhängen. Beim Austausch großer Dateien kann es zu Problemen kommen, da die Größe von Gmail-Anhängen auf 25 MB begrenzt ist

• Datenschutzprobleme im Zusammenhang mit der Datenerfassung durch Google

Apple Mail

Apple Mail ist ein E-Mail-Client, der in alle Apple-Geräte integriert ist. Es unterstützt mehrere E‑Mail-Dienste, darunter iCloud, Exchange, Gmail und andere. Sie können es auf Ihrem Mac, iPhone oder iPad verwenden, unter Windows ist es jedoch nur für iCloud Mail verfügbar.

Die Benutzeroberfläche von Apple Mail ist einfach und übersichtlich, so dass sie für alle Benutzer:innen geeignet ist, insbesondere für diejenigen, die wenig Erfahrung mit E-Mail-Programmen haben. Darüber hinaus bietet Apple Mail viele Einstellungsmöglichkeiten, mit denen man das Programm an die eigenen Vorlieben anpassen kann.

Besonders interessant an Apple Mail ist die Funktion Smart Mailboxes, die Ihre E‑Mails automatisch nach den von Ihnen festgelegten Kriterien sortiert. So können Sie z. B. ein Postfach für Familien-E-Mails und ein anderes für projektbezogene E-Mails einrichten.

Apple Mail unterstützt Textformatierung, E-Mail-Labels und Gesten auf iOS-Geräten. Es ist ein einfaches und effizientes E-Mail-Programm, das seinen Zweck gut erfüllt. Ob für berufliche oder private Zwecke, es ist ein zuverlässiger und praktischer Helfer.

Vorteile:

• Integration mit Apple-Geräten

• Smart Mailboxes für bequeme E-Mail-Organisation

• Möglichkeit, VIP-Kontakte zu erstellen

• Intuitive Benutzeroberfläche mit einfacher Navigation

• Filter für effektive E-Mail-Sortierung

Nachteile:

• Fehlen einiger fortgeschrittener Funktionen, die in anderen E-Mail-Clients verfügbar sind. Zum Beispiel Filter für die automatische Verarbeitung von eingehenden E-Mails

• Probleme bei der Synchronisierung mit einigen E-Mail-Anbietern, die nicht zu Apple gehören

Thunderbird

Mozilla Thunderbird ist ein quelloffenes, kostenloses E-Mail-Programm. Er unterstützt zahlreiche E-Mail-Dienste, darunter Gmail und Outlook. Sie können alle Ihre E‑Mails in einem einzigen Postfach anzeigen oder getrennt aufbewahren. Thunderbird ist werbefrei, sammelt keine persönlichen Daten und ist anpassbar.

Mit Thunderbird haben Sie die Kontrolle über Ihre Daten und Prozesse. Zu den Erweiterungen gehören Sprachunterstützung, Vorlesen von Nachrichten, Datenschutz und Chat. Der kostenpflichtige Supernova-Tarif von Thunderbird bietet Sortiermodi, Tags und Nachrichten-Layouts in Kartenform, was für Nutzer:innen, die an moderne Oberflächen gewöhnt sind, sehr praktisch ist.

Thunderbird hat keine iOS-App und die Android-App ist nicht so leicht zu bedienen wie Outlook oder Gmail. Da diese E-Mail-Software von Freiwilligen entwickelt wird, ist der Support vielleicht nicht so schnell, aber Thunderbird hat eine aktive Community. Alles in allem ist Thunderbird eines der besten kostenlosen E-Mail-Programme, die es gibt.

Vorteile:

• Möglichkeit, eine große Anzahl von E-Mail-Konten gleichzeitig hinzuzufügen

• Völlig kostenloses Angebot ohne Werbung und ohne Sammlung persönlicher Daten

• Möglichkeit, den E-Mail-Client mit zahlreichen Add-ons und Themen zu personalisieren

• Große Anzahl zusätzlicher Erweiterungen

Nachteile:

• Begrenzte Unterstützung für mobile Geräte

• Keine eingebaute künstliche Intelligenz

• Support durch Community-Hilfe

• Keine iOS-App

eM Client

eM Client gibt es bereits seit 15 Jahren und hat sich in dieser Zeit zu einem der besten E-Mail-Programme für Windows entwickelt. Er richtet sich an aktive Nutzer:innen, die täglich viele E-Mails erhalten, und ist sowohl für Windows als auch für macOS verfügbar.

eM Client ist mit den wichtigsten E-Mail-Diensten kompatibel und dank der Unterstützung des MSI-Formats leicht über die Cloud konfigurierbar, was ihn bei Unternehmenskunden sehr beliebt macht.

Standardmäßig verfügt eM Client über vier Bereiche. Die rechte Seitenleiste kann durch Hinzufügen oder Entfernen von Widgets angepasst werden. eM Client ist für die Verwaltung großer Postfächer ausgelegt, und die Schnellsuchfunktion liefert fast sofort Ergebnisse, was Zeit spart.

eM Client integriert auch E-Mail, Kalender und Kontakte. Er bietet viele Zusatzfunktionen wie Verschlüsselung, E-Mail-Vorlagen und einen Übersetzer. Er ist mit vielen E-Mail-Diensten kompatibel, darunter Google Workspace, Gmail, Hotmail, Outlook, iCloud und Exchange.

Vorteile:

• Einfach zu installieren

• Integriert mit Video-Chat, Cloud-Speicher, Google Talk und anderen Diensten

• Enthält zusätzliche Funktionen wie Vorlagen, Kontaktansicht (mit Nachrichtenverlauf) und Labels

Nachteile:

• Kostenlose Konten sind auf zwei E-Mail-Adressen beschränkt

• Keine mobile App

• Keine Zusammenarbeit an Dokumenten

Spark

Spark Email ist ein E-Mail-Client für Windows mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche. Sein elegantes Design und seine Funktionalität machen ihn zu einer innovativen Lösung für die E-Mail-Verwaltung unter Windows.

Eine der Funktionen von Spark ist der Smart Inbox, der Ihre E-Mails automatisch in private und geschäftliche sortiert, so dass Sie Ihre E-Mails einfach verwalten und sich auf wichtige Nachrichten konzentrieren können.

Spark bietet auch andere nützliche Funktionen wie E-Mail-Planung und Wiedervorlage-Erinnerungen. Sie können eine E-Mail verfassen und den Versand zu einem bestimmten Zeitpunkt planen, und die Erinnerungsfunktion hilft Ihnen, sich an wichtige Nachrichten oder Aufgaben zu erinnern, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Vorteile:

• Smart Inbox-Funktion zur automatischen Klassifizierung von E-Mails

• Tools zur gemeinsamen Bearbeitung von Nachrichten

• Integration künstlicher Intelligenz

Nachteile:

• Einige erweiterte Funktionen sind nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar

• Datenschutzprobleme bei der Datenerfassung

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

ProtonMail

ProtonMail ist ein sicheres und kostenloses E-Mail-Programm, das zum Schutz Ihrer Privatsphäre eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet. Das bedeutet, dass Ihre Nachricht beim Versand verschlüsselt wird und nur vom Empfänger entschlüsselt werden kann.

Die Server von ProtonMail stehen in der Schweiz, wo strenge Datenschutzgesetze gelten. Dies garantiert den Nutzer:innen von ProtonMail, dass ihre Daten sicher und vertraulich gespeichert werden.

Neben der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet ProtonMail weitere Sicherheitsfunktionen. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangt beispielsweise, dass Sie Ihre Identität mit einem zweiten Gerät bestätigen, bevor Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto anmelden.

ProtonMail verfolgt keine Nutzer:innen und zeigt keine Werbung an, so dass Ihre Daten privat bleiben. All dies macht ProtonMail zu einer ausgezeichneten Wahl für alle, die Wert auf Sicherheit und Datenschutz im Internet legen.

Wenn Sie sich bei ProtonMail anmelden, können Sie auf andere Proton-Dienste und ‑Tools zugreifen, z. B. einen Kalender, VPN und einen Passwort-Manager. ProtonMail verbirgt automatisch Ihre IP-Adresse und blockiert das Tracking. Mit ProtonMail Bridge können Sie auch E-Mails verschlüsseln, die Sie mit anderen E-Mail-Programmen empfangen.

Vorteile:

• Robuste E-Mail-Verschlüsselung und zusätzlicher Schutz

• Enthält VPN und andere Datenschutztools

• Kostenlose Nutzung

Nachteile:

• Kostenlose Version bietet weniger Speicherplatz als Outlook

• Eingeschränkte Integration mit Anwendungen und Diensten von Drittanbietern

Mailbird

Mailbird ist ein beliebter E-Mail-Client für Windows, der zahlreiche E-Mail-Dienste wie Gmail und Outlook unterstützt. Mailbird bietet eine Reihe von Funktionen, darunter ein einheitliches Postfach, Integration mit anderen Anwendungen, anpassbare Benachrichtigungstöne und vieles mehr.

Sie können Mailbird an Ihre Vorlieben und Ihren Arbeitsstil anpassen. Wenn Sie beispielsweise viele E-Mails erhalten, können Sie den Lesebereich deaktivieren, um mehr Nachrichten auf einmal zu sehen. Wenn Sie E-Mails lieber im selben Fenster lesen, können Sie es entsprechend konfigurieren.

Vorteile:

• Möglichkeit, mehrere E-Mail-Konten zu verwalten

• Verschiedene Einstellungen, einschließlich Design- und Layoutauswahl

• Integration mit beliebten Apps wie WhatsApp und Google Drive

Nachteile:

• Schnittstelle kann für einige Benutzer:innen zu komplex sein

Spike

Spike ist ein E-Mail-Client, der sich perfekt für die Zusammenarbeit eignet. Der Client führt Aufgaben, Notizen, Anrufe und E-Mails an einem Ort zusammen. Sie können Spike mit jedem E-Mail-Dienst wie Gmail oder Outlook verwenden und mehrere Konten gleichzeitig verwalten.

Die Nachrichtenstruktur von Spike ist eine wichtige Funktion, die die E‑Mail-Kommunikation einfacher und schneller macht. Anstatt durch lange Listen von Nachrichten zu scrollen, können Sie E-Mails wie in einem Chat lesen und beantworten. Das ist einfach und intuitiv.

Spike kann auch mit anderen Tools wie Kalendern und Cloud-Speichern integriert werden, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Sie können direkt von Ihrem Postfach aus auf Ihre Aufgaben und Dokumente zugreifen. Spike funktioniert auch mit Anwendungen wie Trello und Dropbox. Wenn Sie in einer anderen Sprache kommunizieren müssen, bietet Spike eine Echtzeit-Übersetzungsfunktion.

Vorteile:

• Möglichkeit, mehrere Konten und Kalender zu kombinieren

• Zusammenarbeit an Dokumenten

• Synchronisierung über alle Geräte hinweg

Nachteile:

• Weniger Integration mit anderen Diensten als bei einigen Konkurrenten

• Begrenzter Kundensupport

Hiri

Hiri ist ein kostenpflichtiger E-Mail-Client, der sich in erster Linie an Geschäftskunden richtet. Seine Funktionen können aber auch für Privatanwender nützlich sein. Derzeit werden nur Microsoft E-Mail-Dienste wie Hotmail, Outlook und Exchange unterstützt.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie zu viel Zeit mit der Verwaltung Ihrer E-Mails verbringen, könnte Hiri für Sie nützlich sein. Mit seinem speziellen Bedienfeld können Sie die Anzahl der ungelesenen Nachrichten sehen und abschätzen, wie viel Zeit Sie zum Lesen benötigen werden.

Das Fenster zum Verfassen von E-Mails wurde ebenfalls optimiert, um Zeit zu sparen. Es enthält nur die wichtigsten Parameter und eine Betreffzeile am unteren Rand, so dass Sie sich auf das Schreiben der Nachricht konzentrieren können, ohne Zeit mit der Formatierung und dem Hinzufügen eines Betreffs zu verschwenden.

Vorteile:

• Einfache und intuitive Benutzeroberfläche

• Integriert mit beliebten Aufgabenmanagement-Tools wie Trello und Todoist

Nachteile:

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu anderen E-Mail-Clients

Abschließende Gedanken

Die Wahl eines E-Mail-Clients hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Es ist wichtig, dass Sie bei Ihrer Wahl die Funktionalität, die Benutzerfreundlichkeit, die Verfügbarkeit notwendiger Integrationen und das Niveau der Datensicherheit und des Datenschutzes berücksichtigen. Wir empfehlen Ihnen, erst verschiedene E-Mail-Programme kostenlos auszuprobieren und dasjenige auszuwählen, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.